Abeceda načrtovanja

Zapisala: Mojca Klug, profesorica 

Datum objave: 11.1.2022

Zakorakali smo v leto 2022. Prve novoletne zaobljube se že lomijo, list opravkov se daljša in kljub upanju in pričakovanjem da bo po božično-novoletnih praznikih vse drugače, ni čisto tako.

Da se bi lažje spopadli z vsemi nalogami, ki so pred vami in da bi spretno izkoristili čas, sem tokrat za vas pripravila seznam pojmov, ki so tesno povezani z načrtovanjem, doseganjem ciljev in učinkovitejšo porabo časa. Pojme sem skrbno uredila po abecedi in tako je nastala naslednja abeceda načrtovanja.

Predlagam, da se skozi besedilo sprehodite skupaj z vašim mladostnikom, se ob posameznih pojmih ustavite in pogovorite ter morda katerega od korakov naredite skupaj.

A ANALIZA Če želimo biti bolj učinkoviti pri porabi časa, je potrebno analizirati kam sploh gre naš čas, kje ga zapravljamo po nepotrebnem, za katere naloge ga potrebujemo več in za katere manj. Vedeti moramo tudi, kaj vse moramo/želimo postoriti in kako nujno/pomembno je, da to opravimo.

B BELEŽENJE Brez zapisovanja ne gre. Šele ko zapišemo cilje, pot do njih in časovni načrt, postane naša namera resnična. Pomagamo si z rokovnikom, planerjem, koledarjem z dodatnim prostorom za beležke, dnevnikom, samolepljivimi lističi … Bolj verjetno je, da bomo cilj dosegli, če ga bomo zapisali. Beleženje pa hkrati preprečuje, da bi kaj pomembnega pozabili.

C CILJI Zastavljeni cilji morajo biti jasni in natančno definirani, časovno opredeljeni in merljivi. Steve Maraboli, ameriški vojni veteran in motivacijski govorec, o tem pravi: “Če ne veš točno, kam greš, kako boš vedel, kdaj si tam?” Premišljeni in dobro zastavljeni cilji nas vodijo tja, kamor želimo priti.

Č ČAS Z določitvijo časovnega roka lažje sledimo lastnemu napredku, poleg tega pa tudi omejimo motilce oziroma kradljivce časa. V časovni načrt vključimo tudi odmore, nepredvidene prekinitve in čas, ko bo naš fokus na cilj zaradi našega psihičnega ali fizičnega počutja, zunanjih dejavnikov ali nepredvidenih dogodkov morda manjši.

D DOSEGLJIVOST Pri zastavljanju ciljev bodimo realni in si zastavljajmo cilje, ki so dosegljivi. Previsoki cilji rušijo našo motivacijo, samopodobo in zaupanje vase. Prav pa je, da si cilje zastavljamo tako, da se moramo za to da jih dosežemo, vendarle potruditi. Preveč lahki in enostavni cilji postanejo hitro nezanimivi ter vplivajo na našo storilnostno motivacijo in nivo aspiracije.

E EISENHOWERJEVA MATRIKA Eisenhowerjeva matrika je kvadrat, ki je razdeljen na štiri polja. S pomočjo razvrščanja ciljev, nalog in dejavnosti po pomembnosti in nujnosti, se naučimo razlikovati med enim in drugim ter ugotoviti, ali so cilji oziroma dejavnosti kritične, pomembne, ali pa zgolj prekinjajo oziroma motijo proces.

F FLEKSIBILNOST Zaradi nepredvidljivih zunanjih okoliščin nad katerimi nimamo vpliva, je pri načrtovanju potrebna tudi prilagodljivost in prožnost. Zavedati se moramo, da je načrt, ki smo ga naredili, teoretičen konstrukt, ki teži k popolnosti. Prenos le-tega v prakso pa prinese nove okoliščine in izzive. Vedno si moramo dopustiti določeno mero odstopanj od načrta, kakšen spodrsljaj, prekoračitve časa oziroma zamudo ter druga odstopanja zaradi nepredvidenih okoliščin.

G GLAVNI CILJ Ne pretiravajmo s številom ciljev. Še posebej ne z glavnimi cilji. Najpomembnejši cilj naj bo le eden in ko ga dosežemo, lahko njegovo mesto zasede drugi zelo pomemben cilj.

H HIERARHIJA Cilje in dejavnosti v zvezi z doseganjem le-teh poskusimo razvrstiti po pomembnosti. Lahko jih označujemo s črkami abecede, na primer A – najpomembnejše, nato B, C …). Lahko si pomagamo z barvami in najpomembnejši cilj/nalogo označimo z rdečo barvo, manj pomembne pa z drugimi barvami, modro, zeleno … Ali pa z velikostjo oziroma tipom črk, s katerimi cilje zapišemo.

I IZKORISTIMO SVOJE TALENTE Pri načrtovanju upoštevajmo svoje talente in jih izkoristimo. Dobro je, da v fazi načrtovanja ciljev premislimo, katera opravila nam gredo dobro od rok in kako lahko svoje talente izkoristimo tudi pri opravljanju dejavnosti, ki niso neposredno povezane s tem talentom. Vedno izhajajmo iz svojih močnih področij!

J JUTRANJA RUTINA Načrt za naslednji dan, če je le mogoče, naredimo že zvečer, saj se bo preko noči nezavedno izostril. Razvijmo navado, da načrt ponovno pregledamo zjutraj, saj se čez noč naš pogled včasih spremeni. Jutranji pregled načrta nam pomaga, da smo čez dan bolj fokusirani na izvedbo in realizacijo tistega, kar smo za ta dan načrtovali.

K KRADLJIVCI ČASA Vsi se zavedamo, da nam veliko časa in osredotočenosti ukradejo tako imenovani kradljivci časa. Le-tem se v sodobnem času težko upremo, saj nas večina pogosto nekontrolirano brska po pametnih telefonih. Veliko časa nam poberejo tudi neskončna »kofetkanja«, ogledi serij in resničnostnih oddaj, telefonski klici in podobno. Kradljivce časa lahko obvladamo tako, da si določimo trajanje dogodka ali del dneva, ko pregledujemo elektronsko pošto, družabna omrežja in podobno. Dobro strukturiran čas nam pomaga premagovati kradljivce časa.

L LENOBA Občasna lenoba je nujna, zato načrtujmo tudi čas, ko ne bomo počeli nič in si bomo privoščili počitek. Vsak teden naj bo v načrtu en dan, ki ga bomo namenili počitku in polnjenju baterij.  Nedelja (ko se ne dela) se ni po naključju znašla med dnevi v tednu. »Nedelja« je lahko tudi kakšen drug dan v tednu, če nam tako bolj ustreza.

M MOTILCI ALI DISTRAKTORJI Moteči dejavniki so notranji ali zunanji. Notranji izhajajo iz nas. To so na primer utrujenost, lakota, čustvena vznemirjenost. Zunanji izvirajo iz okolja in nanje imamo manj vpliva. To so na primer vreme, hrup, smrad. Motilci nas lahko vržejo iz tira tako, da potrebujemo daljši čas, da se ponovno osredotočimo na dejavnost. Povprečno naj bi potrebovali dobrih 20 minut, da bi se po motnji spet lahko popolnoma osredotočili na svojo dejavnost.

N NAVADA Ko redne dejavnosti postanejo naša navada in preidejo v rutino, postanejo tudi same po sebi umevne. Na primer umivanje zob zjutraj in zvečer, jutranji tek, zlaganje posode v pomivalni stroj takoj po kosilu in podobno. Vzpostavljanje navad in rutin nam pomaga pri opravljanju dejavnosti, ki jih moramo ali želimo postoriti vedno znova, saj za rutinske in utečene dejavnosti potrebujemo manj zagonske energije in jih običajno tudi hitreje in učinkoviteje opravimo.

O ODLAŠANJE  Vsi se kdaj ujamemo v past odlašanja. Najdemo različne izgovore, da nam načrtovane dejavnosti ne bi bilo potrebno opraviti. Seveda je za premagovanje odlašanja zelo pomembna samodisciplina. Pri tem si lahko pomagamo s tehniko petih minut, ko si dovolimo, da bomo lahko dejavnost po petih minutah prekinili, če bomo tako želeli. Tega po navadi ne storimo, saj je prvih pet minut ključnih, da se dejavnosti sploh lotimo (npr. tek). Pomaga nam lahko tudi tako imenovana tehnika Pojej živo žabo (avtor Bryan Tracy), ko najprej naredimo tisto, kar nam je najmanj všeč. Tako dobimo občutek, da če smo zmogli to, zmoremo vse! Rešitev je lahko tudi razdelitev velike naloge na časovne intervale ali manjše delčke. Tako kot običajno nabiramo borovnice, ko jih nabiramo v manjši lonček, da lahko vidimo, kako se le-ta polni in šele ko je poln, borovnice presujemo v večjo posodo.

P PROKRASTINACIJA pomeni izvajanje manj nujnih ali bolj prijetnih opravkov namesto bolj nujnih oziroma manj prijetnih. Kaže se kot prelaganje, izogibanje ali zavlačevanje z začetkom ali zaključevanjem določene naloge. Do prokrastinacije pride pogosto, kadar je naloga težka in zapletena in ne vemo, kako bi se reševanja tega problema sploh lotili. Je tudi pogosta težava perfekcionistov, ki že vnaprej predvidijo, da težke naloge ne bodo zmogli opraviti popolno. Velikokrat nam lahko pomaga že omenjena tehnika Pojej živo žabo.

R RACIONALIZACIJA Pot doseganja zastavljenih ciljev je lažja in hitrejša, če znamo svoje aktivnosti energetsko, časovno in finančno ekonomizirati. K racionalizaciji pripomore opuščanje aktivnosti, ki se nahajajo na dnu našega seznama prioritet. Pri načrtovanju upoštevajmo razmerje med predvidenim vloženim časom oziroma trudom ter izkupičkom. Premislimo ali nas morda lahko k cilju pripelje dejavnost, ki jo bomo opravili hitreje in lažje in jo zamenjajmo s tisto, ki ponuja slabše razmerje med našim vložkom in izkupičkom.

S SPREMLJANJE Spremljamo lasten napredek in se za napredovanje nagrajujmo. Pomembno si je vzeti čas za pregled svojih dosežkov z zapisovanjem dnevnega napredka, beleženjem kljukic na »to do list« seznamu, prečrtavanjem opravljenega oziroma doseženega. Redno spremljanje lastnih ciljev, nalog, načrtov in seznamov le-teh je zelo pomembno, saj na ta način poleg spremljanja lastnega napredka tudi prilagajamo naše cilje oziroma se prepričamo, da res sledimo in napredujemo po načrtu.

Š ŠPORT Gibanje je zelo pomembno! V svoj načrt vnesimo tudi dejavnosti, ki so povezane s športom in telesno vadbo. Če smo po naravi bolj ležerni in hitro najdemo izgovor, da se nam ni treba gibati, je to še posebej pomembno. Če bomo športne dejavnosti vnesli v naš načrt in načrta ne bomo obremenili zgolj z drugimi morda bolj sedečimi cilji, ne bomo imeli izgovora, da za gibanje nimamo časa. Ukvarjanje s športom ter posledično boljša predihanost in hitrejši krvni obtok tudi pomembno vplivajo na našo učinkovitost. Redna športna dejavnost naj postane navada, da spoznamo, da nas dolg sprehod ali kratek jogging ne utrudita ampak nasprotno, poživita nas!

T »TO DO LIST«SEZNAMI Pomemben del načrtovanja so dnevni ali tedenski seznami opravkov, ki jih moramo še postoriti. To so že omenjeni »to do list« seznami. Le-ti nas motivirajo ter sproti opominjajo na zastavljene odgovornosti. Opravljene naloge odkljukamo ali prečrtamo, z opravki, ki jih nismo mogli dokončati, pa nadaljujemo naslednji dan. Prednost teh seznamov je možnost spremljanja in ocenjevanja lastnega napredka, prečrtanje dokončane naloge pa nam daje občutek zadovoljstva.

UURNIK Urnik predstavlja našo odločitev o tem, kdaj bomo porabili čas namenjen posameznim nalogam. Pomembne opravke je priporočljivo umestiti v čas, ko so prekinitve in motnje najmanj verjetne ter ko imamo najvišjo raven koncentracije. Pri postavljanju urnika upoštevajmo svoj bioritem. Če smo zgodnja ptica, naj bodo na začetek dnevnega seznama umeščene najbolj zahtevne naloge in obratno. Če smo nočni ptič, le-te prihranimo za zvečer, ko imamo največ miru, volje in energije. 

V VZTRAJANJE Pogosto se zgodi, da človek obupa tik preden doseže cilj. Vztrajnost je pomembna človekova lastnost, saj nam pomaga preseči trenutke, ko nam upadeta volja in energija ter ko začnemo dvomiti vase. Seveda je vztrajanje lahko tudi škodljivo, če slepo vztrajamo pri jalovih dejavnostih samo zato, ker smo nekoč menili, da morajo biti na našem seznamu, s časom pa so se izkazale za nepomembne.

ZZADOVOLJSTVO Raziskave so potrdile, da je upravljanje s časom učinkovita strategija za zmanjševanje stresa. Ljudje ki svoje dejavnosti načrtujejo, imajo občutek večjega nadzora nad razvojem dogodkov, dosegajo boljše rezultate in s tem več zadovoljstva. Običajno tudi bolje obvladujejo občutke povezane s preobremenjenostjo in izgorevanjem.

ŽŽIVI DOKUMENT Načrti in urniki so živi dokumenti. To pomeni, da jih veš  čas spreminjamo, popravljamo ali dopolnjujemo. Tega se moramo zavedati že na začetku, ko načrt nastaja. Če mislimo, da bo šlo vse gladko, se bomo spotaknili že ob prvi oviri in naš načrt bo šel po gobe. 

Za konec

Sama imam navado, da v dnevni načrt vpišem stvari, ki se mi zdijo pomembne, pa nanje ne morem vplivati ali se iz takšnega ali drugačnega razloga v tem trenutku ne morejo zgoditi. Tako se zavem, da nisem popolno in vsemogočno bitje in da je tam zunaj nekaj še močnejšega od mene in mojih načrtov. Pa naj to imenujemo usoda, karma, bog ali kako drugače. Grki ne pravijo kar na pamet, da se nam bogovi smejejo, medtem ko mi delamo načrte.